Primera actividad "Unidad 3"

¿Qué es Acces?

Access, o Microsoft Access, es un software que permite gestionar una base de datos. El programa forma parte de Microsoft Office, un paquete de aplicaciones que permiten realizar tareas de oficina.

Diferencia entre Access y Excel

Microsoft posee dos productos diferentes, Access y Excel, los cuales muchas personas usan de manera intercambiable. Sin embargo, cada uno tiene su propio propósito y alguno de los dos puede ser mejor que el otro dependiendo de tus necesidades. Si bien ambos cuestan lo mismo, son productos muy diferentes. Si conoces estas diferencias, te ayudará a elegir el más adecuado dependiendo tus necesidades.

¿Qué es un base de datos?

Una base de datos es una colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrónico.

Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos. Un campo es una pieza única de información; un registro es un sistema completo de campos; y un archivo es una colección de registros. Por ejemplo, una guía de teléfono es análoga a un archivo. Contiene una lista de registros, cada uno de los cuales consiste en tres campos: nombre, dirección, y número de teléfono.

¿Ventajas y desventajas de base de datos?

Ventajas.

Almacenan grandes cantidades de información. Esto es muy útil para las grandes compañías que manejan grandes volúmenes de información. Compartir la información. Los usuarios de distintas oficinas pueden compartir datos e información que son de gran importancia para sus departamentos o funciones. Acceso rápido a la información. Esta es una gran ventaja, ya que la información siempre estará disponible para los usuarios. Eliminación de información repetida o redundante.

Los usuarios tendrán la certeza de que la información que están solicitando no está repetida o es redundante. Aumento en la productividad. Como la información está disponible y es coherente, los usuarios podrán aumentar su rendimiento al saber que cuentan con una información fiel. Reducción del espacio de almacenamiento. Al tener la información en medios electrónicos, se reduce considerablemente el espacio para almacenar de manera tradicional. Mejora la seguridad de la información. Existe un acceso reducido para los usuarios, de tal manera que cierta información podrá ser controlada por los administradores de la base de datos. Mejor mantenimiento. Al estar la información en medios electrónicos, el darle mantenimiento es mucho más fácil ya que se cuentan con herramientas para este mantenimiento.

Desventajas:

Tamaño: Entre más grande sea la base de datos, se requiere mayor capacidad e disco duro y más memoria RAM para que pueda funcionar adecuadamente.

Costo: El hardware y software para el correcto funcionamiento de una base de datos es costoso.

Actualización: Es necesario mantener actualizados a los usuarios ya que las tecnologías van cambiando constantemente.

Vulnerabilidad a los fallos: Esta es una gran desventaja ya que la base de datos está expuesta a fallos que no están en las manos de los usuarios, como una descarga eléctrica.

¿Cuáles son los elementos de una base de datos?

Elementos de una Base de Datos

• Datos: Es la parte esencial de la información, es decir, la información que llega a la base de datos.
• Atributos: Son los diferentes campos que conforman la estructura de una base de datos.
• Campos: Es la unidad más pequeña de datos.
• Registro: Es un conjunto de campos o atributos relacionados entre sí.
• Archivo: Es un conjunto de registros relacionados.

   Tipos de Base de Datos

• Base de Datos JerárquicaEs aquella donde los datos se presentan en nivel múltiples que represente con raíz y sus ramificaciones.
• Bases de Datos RedEs aquella que permite la conexión de los nodos en forma multidireccional, por lo que cada nodo puede tener varios dueños a la vez.
• Base de Datos RelacionalEn informática, tipo de base de datos o sistema de administración de bases de datos, que almacena información en tablas (filas y columnas de datos) y realiza búsquedas utilizando los datos de columnas especificadas de una tabla para encontrar datos adicionales en otra tabla. En una base de datos relacional, las filas representan registros (conjuntos de datos acerca de elementos separados) y las columnas representan campos (atributos particulares de un registro). Al realizar las búsquedas, una base de datos relacional hace coincidir la información de un campo de una tabla con información en el campo correspondiente de otra tabla y con ello produce una tercera tabla que combina los datos solicitados de ambas tablas. Por ejemplo, si una tabla contiene los campos NÚM-EMPLEADO, APELLIDO, NOMBRE y ANTIGÜEDAD y otra tabla contiene los campos DEPARTAMENTO, NÚM-EMPLEADO y SALARIO, una base de datos relacional hace coincidir el campo NÚM-EMPLEADO de las dos tablas para encontrar información, Como por ejemplo los nombres de los empleados que ganan un cierto salario o los departamentos de todos los empleados contratados a partir de un día determinado. En otras palabras, una base de datos relacional utiliza los valores coincidentes de dos tablas para relacionar información de ambas. Por lo general, los productos de bases de datos para microcomputadoras o microordenadores son bases de datos relaciónales.

Diferencia entre un campo y un registro

Los campos y los registros son dos componentes básicos de una base de datos, que es una colección organizada de información, o datos. El término "campos" se refiere a columnas, o categorías verticales de datos. El término "registros" se refiere a las filas, o agrupaciones horizontales de datos de campo. Es posible ver ejemplos de ambos componentes de bases de datos en las viejas bases de datos impresas y también en las bases de datos modernas asistidas por computadora.

¿Qué es una relación en base de datos?

La interfaz estándar de programa de usuario y aplicación a una base de datos relacional es el lenguaje de consultas estructuradas (SQL). Los comandos de SQL se utilizan tanto para consultas interactivas para obtener información de una base de datos relacional y para la recopilación de datos para los informes.

Además de ser relativamente fáciles de crear y acceder, una base de datos relacional tiene la importante ventaja de ser fácil de extender.

¿Qué es un formulario de Acces?

Los Formularios básicamente permiten diseñar los datos para visualizarse por pantalla. Pero no sólo muestran datos informativos de las tablas, también son interactivos, por tanto, permiten introducir nuevos registros en las tablas, modificar e incluso borrar registros de las de una o varias tablas relacionales. También pueden hacer cálculos (campos calculados o controles de cuadros de texto) con los datos de las tablas. Los campos que contienen objetos OLE (imágenes, fotos, sonidos, videos, etc.)